Kurz gesagt: Ein KI-Telefonassistent ist ein KI-System, das direkt mit Menschen interagiert. Seit dem 2. August 2026 muss der Anrufer erkennen können, dass er mit einer Maschine spricht (Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung), also ein hörbarer Hinweis zu Beginn des Gesprächs. Wird die Stimme des Anrufers auf Emotionen ausgewertet, kommt eine Informationspflicht dazu (Artikel 50 Absatz 3). Für die Aufzeichnung gilt daneben § 201 StGB: ohne Einwilligung keine Aufnahme.
Für Arztpraxen, Handwerksbetriebe und Kanzleien, die den Assistenten zur Entlastung des Telefons einsetzen, sind das überschaubare Anforderungen. Eine Grenze gibt es: Notfälle und Dringlichkeitsentscheidungen gehören nicht zur Maschine.
Der Dienstleister, der den Assistenten bereitstellt, ist Anbieter und muss das System so gestalten, dass die Information erfolgt. Sie sind Betreiber und verantworten Konfiguration, Begrüßungstext, Datenflüsse und den Umgang mit dem, was der Assistent notiert. Lassen Sie den Assistenten unter eigenem Namen als eigenes Produkt entwickeln, sind Sie selbst Anbieter (Artikel 3 Nummer 3).
Sie ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz aller Mitarbeitenden zu unterstützen, die mit dem Telefonassistenten arbeiten. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt die Vorschrift Unterstützung, kein garantiertes Niveau. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben; eine kurze, dokumentierte Unterweisung mit Nachweis reicht in der Regel. Ein direktes Bußgeld gibt es nicht, fehlende Nachweise wiegen aber bei jedem anderen Verstoß schwerer.
Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, es sei denn, es ist offensichtlich. Die Pflicht trifft den Anbieter, der das System entsprechend gestalten muss; als Betreiber sorgen Sie dafür, dass der Hinweis nicht abgeschaltet oder überdeckt wird.
Leitet das System Emotionen des Anrufers aus Stimmlage, Sprechtempo oder Tonfall ab, betreiben Sie ein Emotionserkennungssystem (Artikel 3 Nummer 39) und müssen darüber informieren. Dieselbe Analyse bei den eigenen Beschäftigten am Telefon ist verboten (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f). Reine Spracherkennung ist keine Emotionserkennung; auch die Erkennung eines Anliegens aus dem Inhalt des Gesagten („will einen Termin“) fällt nicht darunter. Emotionserkennung liegt erst vor, wenn Emotionen oder Absichten aus biometrischen Merkmalen abgeleitet werden.
Die Aufzeichnung des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung ist strafbar (§ 201 StGB). Der Hinweis muss vor der Aufnahme kommen und dem Anrufer die Wahl lassen. Transkripte sind personenbezogene Daten mit Löschfristen; bei Gesundheitsdaten gelten Artikel 9 DSGVO und § 203 StGB.
Die KI-Verordnung ersetzt die DSGVO nicht. Personenbezogene Daten in dem Telefonassistenten brauchen eine Rechtsgrundlage, bei Cloud-Diensten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, bei Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung greift Artikel 22 DSGVO. Für Beschäftigtendaten gilt zusätzlich § 26 BDSG, bei technischer Überwachung § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG.
Anhang III Nummer 5 Buchstabe d nennt KI-Systeme zur Bewertung und Einstufung von Notrufen und zur Triage in der Notfallversorgung als Hochrisiko. Ein Praxis-Assistent, der Symptome abfragt und über Dringlichkeit entscheidet, nähert sich dieser Kategorie. Die sichere Konfiguration: Bei Notfallstichworten sofort an einen Menschen oder den Notruf verweisen, keine medizinische Einschätzung durch den Bot. Ähnlich im Kundenservice: Ein Assistent, der Kreditanfragen von Privatpersonen bewertet, ist ein Anhang-III-System (Nummer 5 Buchstabe b).
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Ja, es sei denn, es ist offensichtlich. Am Telefon ist es das selten, deshalb gehört der Hinweis in die Begrüßung.
Nur mit Einwilligung des Anrufers, die vor der Aufnahme eingeholt wird (§ 201 StGB). Ein Hinweis mit der Möglichkeit aufzulegen oder einen Menschen zu verlangen ist der übliche Weg.
Für Terminvergabe und Rezeptanfragen nein. Sobald er Dringlichkeit oder Notfälle einstuft, bewegt er sich in Richtung Anhang III Nummer 5 Buchstabe d. Notfälle immer an Menschen.
Gegenüber Kunden Informationspflicht nach Artikel 50 Absatz 3; gegenüber eigenen Beschäftigten Verbot nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f.
Artikel 99 Absatz 4: bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes, für KMU der niedrigere Betrag. Obergrenzen, keine Regelsätze.
Was Artikel 4 verlangt, was reicht, wie Sie es dokumentieren.
Was seit dem 2. August 2026 gilt und was am 2. Dezember 2027 folgt.
Welcher Höchstbetrag für Ihr Unternehmen nach Artikel 99 gilt.
Telefonassistent, Dokumentation, Medizinprodukte.
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Stand: September 2026