Kurz gesagt: Kanzleien sind Betreiber von KI-Systemen, sobald Mitarbeitende ChatGPT, Copilot, KI-Funktionen in DATEV oder Dokumentenanalyse-Werkzeuge beruflich nutzen. Die KI-Verordnung verlangt dafür seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz (Artikel 4) und seit dem 2. August 2026 die Transparenzregeln des Artikels 50, etwa für einen Mandanten-Chatbot. Hochrisiko-Pflichten treffen die typische Kanzlei nicht. Das eigentliche Thema ist das Berufsgeheimnis: Mandantendaten dürfen nur in Werkzeuge, die vertraglich und technisch abgesichert sind (§ 203 StGB, Artikel 28 DSGVO).
Dazu kommt eine zweite Rolle: Mandanten fragen ihre Kanzlei, ob und wie sie von der KI-Verordnung betroffen sind. Wer darauf eine strukturierte Antwort hat, spart Beratungszeit und stärkt die Bindung.
Betreiber nach Artikel 3 Nummer 4 für alle eingesetzten Werkzeuge. Anbieter werden Sie nur, wenn Sie ein eigenes KI-System entwickeln lassen und unter eigenem Namen einsetzen, etwa einen Mandantenassistenten auf der Kanzleiwebsite; dann tragen Sie die Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50 Absatz 1 selbst.
Sie ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz aller Mitarbeitenden zu unterstützen, die mit den KI-Werkzeugen der Kanzlei arbeiten. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt die Vorschrift Unterstützung, kein garantiertes Niveau. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben; eine kurze, dokumentierte Unterweisung mit Nachweis reicht in der Regel. Ein direktes Bußgeld gibt es nicht, fehlende Nachweise wiegen aber bei jedem anderen Verstoß schwerer.
Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, es sei denn, es ist offensichtlich. Die Pflicht trifft den Anbieter, der das System entsprechend gestalten muss; als Betreiber sorgen Sie dafür, dass der Hinweis nicht abgeschaltet oder überdeckt wird.
Die Weitergabe von Mandantengeheimnissen an einen Cloud-KI-Dienst ist nur zulässig, wenn der Dienstleister als sonstige mitwirkende Person nach § 203 Absatz 3 StGB eingebunden und zur Geheimhaltung verpflichtet ist und die Offenbarung erforderlich ist. Verbraucher-Chatbots mit privaten Konten erfüllen das nicht. Dieselbe Frage stellt sich bei KI-Funktionen in Fachsoftware: Wo werden die Daten verarbeitet, wird damit trainiert?
Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die echten Personen, Orten oder Gegenständen ähneln und fälschlich echt wirken, müssen Sie als künstlich erzeugt offenlegen. Dasselbe gilt für KI-Texte, die Sie veröffentlichen, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, es sei denn, ein Mensch hat sie geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung.
Die KI-Verordnung ersetzt die DSGVO nicht. Personenbezogene Daten in den KI-Werkzeugen der Kanzlei brauchen eine Rechtsgrundlage, bei Cloud-Diensten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, bei Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung greift Artikel 22 DSGVO. Für Beschäftigtendaten gilt zusätzlich § 26 BDSG, bei technischer Überwachung § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG.
Betreiber, Artikel 4, Eingaberegeln nach § 203 StGB. Keine Kennzeichnung von Schriftsätzen oder Mandantenschreiben.
Betreiber. Der Hersteller ist Anbieter; fragen Sie nach Datenverarbeitung und Trainingsnutzung. Belegerkennung und Buchungsvorschläge sind kein Hochrisiko.
Betreiber. Ergebnisse müssen fachlich geprüft werden; die Verantwortung bleibt beim Berufsträger, auch haftungsrechtlich.
Kennzeichnung nach Artikel 50 Absatz 1, Datenschutzinformation, Auftragsverarbeitung. Keine Rechtsauskunft durch den Bot ohne Prüfung.
Anhang III Nummer 4, Hochrisiko-Pflichten ab dem 2. Dezember 2027; Emotionserkennung verboten.
Kreditwürdigkeitsprüfung natürlicher Personen ist Anhang III Nummer 5 Buchstabe b, wenn ein KI-System sie vornimmt. In der Kanzleipraxis selten, aber bei Factoring- und Finanzierungsberatung im Blick behalten.
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Ja, wenn keine Mandantengeheimnisse ohne Absicherung nach § 203 Absatz 3 StGB eingegeben werden und das Ergebnis fachlich geprüft wird. Anonymisierte Sachverhalte oder Business-Tarife mit Vertrag sind der übliche Weg.
In der Regel nicht. Hochrisiko entsteht durch Anhang-III-Zwecke wie Personalauswahl oder Kreditwürdigkeitsprüfung, nicht durch Schreib- und Analysewerkzeuge.
Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die zu Rolle und Kontext passen. Für Berufsträger gehört die Frage dazu, wie KI-Ergebnisse geprüft werden und wo die Haftung liegt; ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben.
Für Betreiber im Mittelstand gelten seit 2025 und 2026 die Kompetenzpflicht und die Transparenzregeln, Hochrisiko-Pflichten ab dem 2. Dezember 2027. Der kostenlose Check auf ki-pflicht.de gibt eine erste Einordnung mit Fundstellen; die Bewertung im Einzelfall bleibt Beratung.
Die KI-Verordnung verlangt das nicht für Schreib- und Analysewerkzeuge. Berufsrechtlich und vertraglich kann Transparenz sinnvoll sein; die Verantwortung für das Ergebnis liegt in jedem Fall beim Berufsträger.
Fünf Schritte vom KI-Inventar bis zur Hochrisiko-Prüfung.
Was Artikel 4 verlangt und was reicht.
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Stand: September 2026